Word：把已有材料写成能交付的文档

第二篇 实战应用与案例

这一篇按手里的工作查找。每章先讲可操作的流程，再说明有出处的应用。作者自述案例均来自IMA所收录的同一篇“18个场景实战”转载笔记，原作者为Excellent／大湾区靓仔；它们是同一作者的不同工作场景，不能累计为多家企业的独立成绩。本书保留可借鉴过程，不把原作者报告的耗时换算成你的提效承诺。

10.1 先决定是整理、撰写还是修改

整理已有文档，重点是结构与表达；撰写新方案，需要充分的事实材料；修改正式文件，先明确可改与不可改的范围。三种任务不要用一句“优化一下”代替。

准备原始资料、正式名称与术语表，有模板就一起提供。告诉WorkBuddy读者是谁、文档用途是什么、哪些数字和条款必须保持。长文先确认目录与材料对应关系，再分章写作，最后合并排版。

10.2 从材料到Word的操作

1. 复制原始材料到本次工作空间，添加文件。需要时选择适合的文档技能。

2. 要求先检查材料范围、主要结论与缺口。新方案如果缺产品能力、价格或执行条件，先补这些事实。

3. 确定目录后生成正文，注明教学示例与建议。不要要求用虚构客户故事填满篇幅。

4. 指定交付.docx文件，设置标题层级、表格、图注与页码；按已有模板处理字体与封面。

5. 打开Word检查目录、分页、图片与表格，抽查事实。需要修改时另存版本。

本书教学示例：客户项目建议书

请使用附件“需求访谈.docx”“产品说明.pdf”和“建议书模板.docx”，制作客户项目建议书。先整理客户已经确认的需求、可提供的功能与仍需确认的事项。正文按项目背景、需求、实施范围、交付内容、时间安排、待确认问题组织。产品说明没有支持的功能不要承诺；时间安排标为建议，不能写成客户已经确认。输出可编辑Word，沿用模板，原始材料保持不变。

10.3 局部修改比整篇重写容易检查

桌面端支持的人机协作预览可以选中文字，再点击“AI编辑”，填写修改要求。比如选中方案中的背景部分，要求压缩重复介绍、保留数据和来源。修改后核对实际文件已经保存；看到AI返回文字，不一定代表文件同步完成。

图10-1 在选中的内容上使用AI编辑。选区与修改要求一起提交。来源：官方人机协作说明。

选区旁边没有该入口时，先检查文件类型、当前端和版本。官方人机协作文档对部分云端支持范围的表述存在差异，因此本章按桌面端讲解，不保证所有网页、项目或助理环境都有相同编辑能力。仍可在对话中指定章节，要求输出新版本。

10.4 案例与验收

作者自述｜在接项目场景中，原作者用既有业务材料起草技术方案、整理长文档，并将英文技术资料译成中文，尽量保留标题和表格。这些做法的共同条件是提供原文件与明确格式要求。笔记没有提供可独立核验的文件对照，本书不将“格式完整保留”视为所有文档都能达到的结果，也不采用其“本地执行即不用上传”的判断。

翻译时附术语表，要求人名、产品名、版本号和计量单位保持一致；法律条款、承诺和关键技术参数逐项核对。出现漏段，要求按原文标题制作覆盖清单；出现表格跨页或图片裁切，指明页码和元素后只修排版。文字正确与文件可交付是两次分别完成的检查。