文件、发票与邮件：先限定操作范围

13.1 批量整理文件先做预览表

批量重命名和分类会直接改变工作目录。先复制少量样本到练习文件夹，让它输出旧文件名、新文件名、分类依据与目标路径。你确认命名规则后再执行，并保存映射表。

本书教学示例：请扫描当前练习文件夹，列出文件名、格式和建议分类。按“日期_主题_版本”提出重命名表，无法判断日期或主题的项标待确认。现在只生成预览表，不移动、不删除、不覆盖同名文件。等我确认后按表执行，并输出操作记录。

图13-1 官方批量改名演示先提供重命名方案并等待确认。来源：官方实战一。

确认后只执行已批准的范围。遇到重名，要求保留两份并列出冲突；处理后抽查文件能否打开、路径是否正确、映射表是否完整。不要把“清理无用文件”与改名混成一个模糊任务。

13.2 发票与报销材料怎样整理

作者自述｜原作者将发票和散落文件整理为报销材料。这个场景需要识别票据中的日期、金额和主体等字段，再形成可核对的清单。它证明的是一种个人使用方式，不代表AI能代替财务审核。

准备允许处理的票据副本，并给出单位要求的报销表。要求每条记录保留原文件名，识别不清的字段标注待核对；检查金额、含税口径、购买方和重复票据。图片识别可用性取决于文件质量与工具能力。

本书教学示例：票据索引

请按报销模板整理这些票据副本，每条记录关联原文件名。金额、日期和主体必须从票据读取，无法辨认就标待核对，不推算。先输出识别清单与重复候选，不提交报销、不删除票据。由我核对后再生成正式报销表。

13.3 邮件先写草稿，再核对发送

先给原邮件、沟通目的、已确认事实与语气要求。需要双语时，分别生成正文与中文对照，检查日期、金额、产品名和承诺是否一致。

作者自述｜原作者用WorkBuddy起草项目延期的商务英文邮件，并保留中文备份。可借鉴之处是同时检查对外版本和中文含义；不能因为表达流畅，就承诺材料里没有的新交付日期。

本书教学示例：根据附件往来邮件起草延期说明，解释已确认原因，提出待协商方案。新日期尚未确定，不能自行承诺。先生成英文草稿与中文对照，列出需我确认的内容，不发送。

使用个人邮箱连接器或“我的邮箱”时，先确认发件身份，再核对收件人、抄送、正文和附件。任务里“写好”与“发送”是不同动作；自动化也不能省去首次检查发送对象的步骤。

13.4 出错时怎样收住范围

文件处理中途失败，先看已经执行了哪些动作，不要立刻完整重跑；否则可能把已改名文件再次改名。根据映射表恢复或从副本重做。邮件发错不能靠修改本地草稿纠正，后续动作应依据真实发送状态处理，不能让AI只在对话里声称“已撤回”。